Pradinis susitikimas
Šio susitikimo tikslas – supažindinti komandą su iniciatyva, numatyti komandos narių vaidmenis ir pareigas bei nustatyti iniciatyvos lūkesčius
PASLAUGOS VADOVUI siekiant tinkamai pasirengti pradiniam susitikimui, reikalinga apgalvoti šiuos klausimus:
- Susitikimo tikslas ir uždaviniai. Apibrėžiamas pradinio susitikimo tikslas ir uždaviniai bei užtikrinama, kad visi dalyviai suprastų, kas bus aptariama susitikimo metu;
- Komanda. Nustatomos pagrindinės suinteresuotosios šalys ir komandos nariai, kurie turėtų dalyvauti pradiniame susitikime, ir išsiunčiami kvietimai su susitikimo data, laiku ir vieta;
- Darbotvarkė. Sudaroma susitikimo darbotvarkė, įskaitant iniciatyvos apžvalgą, kiekvieno komandos nario vaidmenis ir atsakomybes bei visas kitas pagrindines temas, kurias reikia aptarti;
- Informacija ir duomenys. Surenkama bet kokia informacija ar dokumentai, kurių prireiks susitikimui, pvz., tvarkaraščiai, biudžetas, pristatymai ir kt.;
- Susitikimo vieta. Įsitikinama, kad susitikimo vieta įrengta taip, kad būtų patogu bendradarbiauti ir diskutuoti. Tai gali apimti sėdimų vietų išdėstymą ratu, lentos ar konferencinių bloknotų naudojimą vaizdinėms priemonėms;
- Bendravimas su komanda. Likus kelioms dienoms iki pradinio susitikimo, dalyviams išsiunčiami priminimai, pateikiama papildoma informacija ar medžiaga, kuri gali būti naudinga susitikimui.
Pradinio susitikimo metu paslaugos vadovas pateikia bendrą iniciatyvos apžvalgą, įskaitant tikslus ir uždavinius, tvarkaraštį, biudžetą ir visas pagrindines suinteresuotąsias šalis. Jis taip pat apibūdina kiekvieno komandos nario vaidmenį ir atsakomybę bei aptaria visus iniciatyvos metu galinčius kilti iššūkius ar rizikas.
PASLAUGOS VADOVAS, vesdamas pradinį susitikimą, turi:
- Pasveikinti atvykusiuosius. Pradėti susitikimą pasveikinant dalyvius ir prisistatant;
- Pristatyti darbotvarkę. Pristatyti susitikimo darbotvarkę ir pateikti pagrindinių temų, kurios bus aptariamos, apžvalgą;
- Apžvelgti iniciatyvą. Apžvelgti iniciatyvą, įskaitant jos tikslus ir uždavinius, tvarkaraštį, biudžetą ir pagrindines suinteresuotąsias šalis;
- Apibūdinti kiekvieno komandos nario vaidmenis ir atsakomybes. Paaiškinti kiekvieno komandos nario vaidmenis ir atsakomybę ir įsitikinti, kad visi supranta savo vaidmenį iniciatyvoje;
- Aptarti iššūkius ar rizikas. Nustatyti visus galimus iššūkius ar rizikas, kurios gali iškilti iniciatyvos metu, ir aptarti jų sprendimo strategijas;
- Nustatyti lūkesčius. Nustatyti lūkesčius iniciatyvai, įskaitant terminus ir gaires, ir skatinti atvirą komandos narių bendravimą ir bendradarbiavimą;
- Priskirti veiksmus. Jei susitikimo metu buvo paskirtos kokios nors užduotys ar pareigos, įsitikinti, kad visi supranta savo vaidmenis ir terminus, ir dokumentuoti visus veiksmų elementus, kad būtų galima juos stebėti (sekti);
- Apibendrinti pagrindinius klausimus. Peržiūrėti pagrindinius klausimus, kurie buvo aptarti susitikimo metu, įskaitant iniciatyvos tikslą ir uždavinius, kiekvieno komandos nario vaidmenis ir atsakomybę bei visus sutartus veiksmus;
- Nustatyti tolesnius veiksmus. Nustatyti tolesnius iniciatyvos veiksmus, įskaitant galutinius terminus ar gaires, kurių reikia laikytis, ir įsitikinti, kad visi aiškiai supranta savo vaidmenis ir atsakomybę;
- Padėkoti komandai ir užbaigti susitikimą. Padėkoti komandai už dalyvavimą pradiniame susitikime bei paraginti juos aktyviai įsitraukti ir dalyvauti tolimesnėse veiklose. Užbaigti susitikimą peržvelgiant visus priskirtus veiksmus ir nurodant tolesnius projekto žingsnius (etapus);
- Tolesni veiksmai. Visiems dalyviams išsiųsti el. laišką su pagrindinių susitikimo metu aptartų klausimų santrauka, priskirtais veiksmais bei kita svarbia informacija.
DALYVIS, dalyvaudamas pradiniame susitikime, turi:
- Būti pasiruošęs(usi). Peržiūrėti visą medžiagą ar dokumentus, kurie buvo pateikti prieš susitikimą, ir įsitikinti, kad aiškiai suprantama iniciatyva ir vaidmuo joje;
- Aktyviai klausytis. Atkreipti dėmesį į pranešimus ir diskusijas susitikimo metu, o kylant kokioms nors abejonėms ar neaiškumams, užduoti klausimus;
- Prisidėti savo idėjomis. Pasidalinti savo mintimis ir idėjomis su komanda ir būti atviriems kitų atsiliepimams bei pasiūlymams;
- Išsiaiškinti visus neaiškumus. Jei yra kokių nors iniciatyvos aspektų, kurie yra neaiškūs, nebijoti užduoti klausimus. Svarbu aiškiai suprasti savo vaidmenį ir atsakomybes;
- Užsirašyti. Pasiimti rašiklį ir popieriaus arba nešiojamąjį kompiuterį, kad galėtų užsirašyti susitikimo metu. Tai padės prisiminti pagrindinius aspektus ir imtis tolesnių veiksmų.